Panduan Lengkap: Cara Mengetik Akta Notaris

Akta notaris merupakan dokumen otentik yang memiliki kekuatan pembuktian sempurna di mata hukum. Proses pembuatannya, terutama tahap pengetikan, memerlukan ketelitian dan kepatuhan terhadap format serta kaidah hukum yang berlaku. Bagi notaris atau staf kenotariatan, menguasai cara mengetik akta notaris adalah keterampilan esensial.

Mengetik akta bukanlah sekadar menyalin teks; ini adalah proses formalisasi kehendak para pihak yang dituangkan dalam bahasa hukum yang baku. Kesalahan kecil dalam pengetikan atau format dapat menimbulkan implikasi hukum yang serius di kemudian hari.

Persiapan Sebelum Mengetik Akta

Sebelum jari mulai menari di atas keyboard, beberapa persiapan harus dipastikan telah lengkap:

1. Draf Materi Pokok: Pastikan semua informasi yang akan dimasukkan—identitas para pihak, objek transaksi, kesepakatan, dan pasal-pasal—sudah final dan diverifikasi.
2. Format Baku: Setiap jenis akta (jual beli, pendirian PT, wasiat) memiliki format standar yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan atau praktik terbaik kenotariatan.
3. Alat dan Perangkat Lunak: Gunakan komputer dengan perangkat lunak pengolah kata yang andal (umumnya Microsoft Word). Pastikan pengaturan margin, spasi, dan jenis huruf sudah sesuai standar (seringkali Times New Roman 12pt atau 11pt).

Langkah-langkah Teknis dalam Pengetikan Akta

Pengetikan akta notaris mengikuti struktur baku yang ketat. Fokus utama adalah memastikan konsistensi penomoran dan terminologi.

1. Kepala Akta (Opening)

Ini adalah bagian awal yang memuat:

• Kop surat notaris (jika menggunakan kop).
• Tempat dan tanggal pembuatan akta (Contoh: "Pada hari ini, Senin tanggal lima belas bulan Juni tahun dua ribu dua puluh empat..."). Ketelitian tanggal dan bulan dalam ejaan bahasa Indonesia sangat penting.
• Identitas Notaris yang membuat akta.

2. Identitas Para Pihak

Bagian ini harus sangat akurat. Ketik identitas lengkap (nama, tempat/tanggal lahir, pekerjaan, alamat) sesuai dokumen identitas yang ditunjukkan. Kesalahan penulisan nama atau NIK/Nomor Paspor dapat membatalkan keabsahan akta.

3. Prembuka dan Pembeda (Persetujuan Kehendak)

Setelah para pihak hadir dan mengesahkan kehendaknya, proses pengetikan dilanjutkan dengan mencatat isi kesepakatan. Gunakan bahasa yang lugas, formal, dan tidak ambigu.

4. Pengaturan Pasal dan Ayat

Sistem penomoran harus sistematis. Biasanya menggunakan format Romawi (I, II, III) untuk bab atau bagian utama, diikuti angka Arab (1, 2, 3) untuk pasal, dan angka bertitik (1.), 2.) untuk ayat atau butir. Pastikan tidak ada lompatan penomoran.

5. Klausul Penutup dan Pengakhiran

Di bagian akhir, cantumkan penutup seperti "Demikianlah akta ini dibuat dan ditutup..." Jangan lupa menyisakan tempat yang cukup untuk tanda tangan basah para pihak, saksi, dan notaris.

Hal-hal yang Wajib Diperhatikan Saat Proofreading

Pengetikan akta tidak selesai setelah semua kata tertuang di kertas. Proses proofreading (koreksi baca) adalah tahap paling krusial dalam cara mengetik akta notaris yang benar.

Akurasi Data Numerik

Periksa ulang semua angka, terutama nilai nominal uang, luas tanah, batas-batas properti, dan tanggal. Angka harus ditulis dalam bentuk huruf (misalnya: "seratus juta rupiah") dan biasanya disertai angka dalam kurung "(Rp100.000.000,-)" untuk menghindari ketidakjelasan.

Konsistensi Terminologi

Jika Anda merujuk seseorang sebagai "Penjual" di awal akta, pastikan istilah itu konsisten digunakan di seluruh pasal. Jangan beralih ke "Pihak Pertama" tanpa alasan yang jelas atau tanpa definisi di awal.

Penggunaan Huruf Kapital dan Tanda Baca

Dalam konteks hukum, penggunaan huruf kapital (misalnya pada nama objek atau klausul penting) dan tanda baca (koma, titik) berfungsi untuk menentukan makna. Kesalahan kecil di sini dapat mengubah interpretasi.

Teknik Efisiensi Pengetikan

Mengingat volume pekerjaan notaris, efisiensi sangat membantu:

• Penggunaan Template: Siapkan template dasar untuk akta-akta yang sering dibuat. Ini mengurangi pengetikan ulang bagian format baku.
• Fungsi Find & Replace: Setelah draf selesai, gunakan fitur ini untuk memeriksa konsistensi nama atau istilah yang mungkin salah ketik di beberapa bagian.
• Pengetikan Paralel: Idealnya, asisten notaris mengetik sesuai lisan notaris sambil notaris melakukan pengecekan awal lisan, meminimalkan waktu jeda antara dikte dan hasil ketik.

Menguasai cara mengetik akta notaris adalah perpaduan antara kecepatan teknis dan pemahaman mendalam terhadap aspek yuridis. Akta yang diketik dengan baik adalah cerminan profesionalisme dan jaminan kepastian hukum bagi para pihak yang menggunakan jasa notaris.