Kehilangan dokumen penting seperti akta (kelahiran, kematian, atau perkawinan) tentu menimbulkan kepanikan. Namun, jangan khawatir berlebihan. Proses penggantian dokumen kependudukan yang hilang kini telah disederhanakan oleh pemerintah. Kunci utamanya adalah bertindak cepat dan menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan.
Berikut adalah langkah-langkah rinci mengenai cara mengurus akta yang hilang, baik itu Akta Kelahiran, Akta Kematian, maupun Akta Perkawinan.
Langkah pertama dan wajib dilakukan adalah membuat surat keterangan kehilangan dari Kepolisian terdekat dengan domisili Anda. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti legal bahwa akta Anda memang hilang, bukan dipalsukan.
Setelah mendapatkan surat keterangan dari kepolisian, Anda perlu melapor ke kantor pemerintahan tingkat terendah, yaitu Kelurahan atau Desa tempat tinggal Anda.
Disdukcapil adalah instansi yang berwenang menerbitkan ulang akta. Proses ini kini seringkali dapat dilakukan secara online, namun tetap memerlukan verifikasi fisik di kantor atau melalui loket layanan.
Serahkan seluruh berkas ke petugas layanan Disdukcapil. Petugas akan memverifikasi data Anda di database kependudukan nasional. Jika data ditemukan dan valid, permohonan Anda akan diproses untuk pencetakan ulang akta. Waktu tunggu bervariasi, tergantung kebijakan masing-masing daerah.
Jika akta kelahiran yang hilang adalah milik anak Anda, KK wajib dilampirkan. Jika akta yang hilang adalah milik Anda sendiri (dewasa), biasanya Anda membutuhkan KK dan KTP Anda. Jika catatan kelahiran Anda tidak ditemukan dalam arsip digital Disdukcapil (misalnya akta terbit sebelum tahun 2000an), proses verifikasi mungkin memerlukan waktu lebih lama dan mungkin melibatkan pemeriksaan dokumen lama (seperti Surat Kenal Lahir dari Bidan/Rumah Sakit).
Prosesnya mirip. Anda memerlukan surat keterangan dari kepolisian, surat pengantar kelurahan, dan KK. Pihak Disdukcapil akan merujuk ke Buku Register Nikah yang tersimpan di Kantor Urusan Agama (KUA) atau catatan sipil terkait untuk memverifikasi riwayat pernikahan Anda sebelum mencetak ulang akta.
Apakah saya bisa langsung ke Disdukcapil tanpa surat kepolisian?
Sangat disarankan untuk membuat laporan kehilangan di kepolisian terlebih dahulu, karena ini adalah bukti resmi yang diminta oleh Disdukcapil sebagai syarat administrasi.
Berapa lama prosesnya?
Jika semua dokumen lengkap dan data Anda mudah diverifikasi, prosesnya bisa memakan waktu beberapa hari hingga satu minggu, tergantung beban kerja Disdukcapil setempat.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas secara berurutan dan memastikan semua dokumen pendukung sudah siap, proses penggantian akta yang hilang dapat berjalan lancar.