Akta notaris adalah dokumen legal yang memiliki kedudukan hukum kuat dan otentik. Karena statusnya yang krusial, terdapat standar baku mengenai bentuk fisik akta tersebut, termasuk ukuran akta notaris. Meskipun tidak ada peraturan tunggal yang secara eksplisit menyebutkan ukuran kertas dalam milimeter, standar praktik yang berlaku di Indonesia merujuk pada format kertas yang umum digunakan untuk dokumen resmi dan legal.
Secara umum, akta notaris dicetak di atas kertas berukuran A4 (210 mm x 297 mm). Ukuran A4 ini dipilih karena beberapa alasan: ia adalah standar internasional untuk korespondensi resmi, mudah disimpan dalam map atau binder standar, serta mudah difotokopi atau discan tanpa kehilangan proporsi signifikan. Beberapa notaris mungkin menggunakan kertas legal size (sekitar 8,5 x 13 inci) untuk dokumen yang sangat panjang, namun A4 tetap menjadi pilihan dominan untuk mayoritas akta.
Visualisasi standar ukuran dan format dokumen akta.
Walaupun ukuran akta notaris penting untuk standardisasi penyimpanan, aspek yang jauh lebih vital adalah konten dan format internal yang diwajibkan oleh Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN). Jika ukuran kertasnya A4, maka aturan pengetikan dan tata letak harus dipatuhi secara ketat.
Notaris diwajibkan mencetak akta dengan kerapatan yang memadai. Beberapa regulasi tidak tertulis menyarankan spasi tertentu (misalnya, 1,5 spasi) dan ukuran font yang jelas (umumnya 11 atau 12 poin) agar pembacaan mudah dan tidak ambigu. Kepadatan yang berlebihan dapat merusak keotentikan karena menyulitkan pembacaan dan verifikasi.
Akta notaris biasanya dibuat dalam rangkap. Akta asli (minuta) harus disimpan oleh notaris, dan salinan (kuat kuasa atau grosse) diberikan kepada para pihak. Untuk minuta, lembarannya harus ditandatangani oleh para pihak, saksi (jika ada), dan notaris itu sendiri, seringkali pada bagian pinggir halaman untuk mencegah penambahan atau pengurangan halaman.
Kepatuhan terhadap standar fisik, termasuk ukuran akta notaris yang konsisten, bukan sekadar soal kerapian estetika, tetapi merupakan jaminan integritas dokumen.
Pertama, ini memudahkan proses pengarsipan. Akta adalah dokumen jangka panjang yang harus disimpan notaris hingga 25 tahun sebelum diserahkan ke Arsip Nasional. Konsistensi ukuran memastikan arsip dapat dikelola dengan baik. Kedua, ketika dibutuhkan salinan untuk keperluan pengadilan atau lembaga pemerintah lain (seperti BPN atau Kemenkumham), ukuran standar mempermudah proses legalisasi dan verifikasi kecocokan antara minuta dan salinan.
Perlu dicatat bahwa jika ada dokumen pelengkap yang dilampirkan pada akta (misalnya, surat kuasa atau KTP), ukuran kertas dokumen pelengkap tersebut mungkin bervariasi, namun akta utama itu sendiri harus mengikuti standar yang ditetapkan oleh praktik notariat. Kesimpulannya, meski A4 adalah standar de facto, fokus utama dalam pembuatan akta notaris selalu pada keabsahan legalitas, kejelasan redaksi, dan kelengkapan proses penandatanganan, terlepas dari dimensi kertas yang digunakan.