Memahami Syarat Perubahan Akta Yayasan

Pentingnya Kepatuhan Hukum dalam Perubahan Yayasan

Yayasan merupakan badan hukum nirlaba yang didirikan untuk tujuan sosial, keagamaan, atau kemanusiaan. Setiap aspek operasional dan struktural yayasan, termasuk perubahan pada anggaran dasarnya, harus tunduk pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, terutama Undang-Undang Nomor 16 tahun 2001 tentang Yayasan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 28 tahun 2004. Perubahan akta pendirian atau anggaran dasar yayasan bukanlah proses sepele; ia memerlukan prosedur yang ketat dan pemenuhan berbagai persyaratan administratif dan yuridis.

Kesalahan dalam mengikuti syarat perubahan akta yayasan dapat mengakibatkan keputusan perubahan tersebut batal demi hukum atau ditolak oleh instansi yang berwenang, yang pada akhirnya dapat mengganggu keberlangsungan kegiatan yayasan. Oleh karena itu, pemahaman mendalam mengenai prosedur ini sangat krusial bagi pengurus yayasan.

Syarat Utama Pengambilan Keputusan Perubahan

Langkah awal dan paling fundamental dalam melakukan perubahan akta adalah pengambilan keputusan oleh organ yayasan yang berwenang. Biasanya, keputusan ini diambil melalui Rapat Pembina Yayasan. Syarat minimum yang harus dipenuhi terkait pengambilan keputusan ini meliputi:

• Quorum Kehadiran: Kehadiran harus memenuhi batas minimal yang telah ditetapkan dalam Anggaran Dasar Yayasan. Jika Anggaran Dasar tidak mengatur, ketentuan umum biasanya merujuk pada peraturan yang berlaku.
• Persetujuan Minimum: Keputusan untuk mengubah Anggaran Dasar harus disetujui oleh minimal dua per tiga (2/3) dari seluruh anggota Pembina yang hadir dalam rapat tersebut, kecuali Anggaran Dasar menetapkan syarat yang lebih berat.
• Notulen Rapat: Keputusan harus dituangkan secara sah dalam notulen rapat yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Rapat.

Dokumentasi dan Persyaratan Administratif

Setelah keputusan internal disetujui, serangkaian dokumen harus dipersiapkan untuk diajukan kepada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) atau instansi terkait lainnya, tergantung jenis perubahannya. Pemenuhan syarat perubahan akta yayasan secara administratif meliputi:

1. Daftar Hadir Rapat Pembina: Menyertakan nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan Pembina yang hadir.
2. Salinan Akta Perubahan: Akta yang memuat perubahan harus dibuat di hadapan Notaris. Notaris bertugas memastikan bahwa perubahan tersebut sesuai dengan keputusan rapat dan peraturan yang berlaku.
3. Keputusan Rapat Pembina: Salinan sah dari notulen rapat yang mengesahkan rencana perubahan.
4. Laporan Pengurus: Jika perubahan tersebut berdampak pada kepengurusan (misalnya penggantian anggota Pengurus atau Pengawas), diperlukan laporan pertanggungjawaban atau justifikasi perubahan tersebut.
5. Surat Keterangan Status Kepengurusan: Bukti bahwa struktur kepengurusan yang baru telah memenuhi kualifikasi sesuai AD/ART.

Perlu diperhatikan bahwa perubahan yang berkaitan dengan tujuan yayasan, kekayaan yayasan, atau status badan hukum sering kali memerlukan persetujuan atau pengesahan yang lebih mendalam dari instansi pemerintah yang mengawasi bidang kegiatan yayasan tersebut (misalnya Kementerian Agama untuk yayasan keagamaan).

Perubahan yang Mempengaruhi Tujuan dan Organ Yayasan

Perubahan Anggaran Dasar yang menyentuh inti eksistensi yayasan, seperti perubahan maksud dan tujuan pendirian, atau perubahan struktur organ pengawas dan pelaksana, biasanya menghadapi pengawasan lebih ketat. Sebagai contoh:

• Perubahan Tujuan: Perubahan ini harus tetap berlandaskan pada asas nirlaba dan tidak boleh bertentangan dengan nilai-nilai dasar yayasan, serta harus dilaporkan secara rinci mengenai alasannya.
• Perubahan Pengurus/Pengawas: Meskipun seringkali dilakukan melalui Rapat Pembina, perubahan ini harus segera didaftarkan agar data di Kemenkumham selalu mutakhir. Kekosongan hukum atau kesalahan data kepengurusan dapat menghambat legalitas kegiatan yayasan.
• Perubahan Kekayaan Yayasan: Penggunaan atau pengalihan kekayaan yayasan harus dilakukan sesuai dengan tujuan yayasan. Perubahan yang menyangkut aset besar sering memerlukan persetujuan khusus dari Pembina dan harus dicatat secara transparan dalam akta perubahan.

Prosedur Pengesahan oleh Notaris dan Pemerintah

Setelah semua persyaratan internal terpenuhi, akta perubahan disahkan oleh Notaris. Notaris berperan sebagai pejabat publik yang memverifikasi legalitas prosedur dan substansi perubahan. Selanjutnya, akta perubahan yang telah dilegalisasi Notaris harus didaftarkan untuk mendapatkan penetapan atau pengesahan dari Kemenkumham.

Proses pendaftaran ini sering kali dilakukan secara elektronik melalui sistem administrasi badan hukum. Kegagalan dalam mendaftarkan perubahan dalam tenggat waktu yang ditentukan (jika ada batasan waktu spesifik dalam AD/ART atau peraturan) dapat menimbulkan implikasi hukum. Memastikan setiap dokumen yang diajukan lengkap dan sesuai dengan format yang dipersyaratkan adalah kunci untuk mempercepat proses legalisasi syarat perubahan akta yayasan ini.

Secara keseluruhan, setiap langkah harus didokumentasikan dengan teliti, dikuatkan oleh keputusan organ yang sah, dan dilakukan di bawah pengawasan Notaris yang kompeten untuk menjamin legalitas yayasan dalam jangka panjang.