Ilustrasi sederhana pencatatan daftar aktiva tetap.
Aktiva tetap, atau sering disebut aset tidak lancar (non-current assets), adalah sumber daya berwujud yang dimiliki oleh perusahaan untuk digunakan dalam operasi bisnis selama lebih dari satu periode akuntansi. Tujuan utama kepemilikan aset ini bukanlah untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, melainkan untuk mendukung proses produksi barang atau penyediaan jasa. Contoh umum dari aktiva tetap mencakup tanah, bangunan, mesin, peralatan kantor, kendaraan, dan hak paten (walaupun paten adalah aset tak berwujud).
Pencatatan yang akurat mengenai aktiva tetap sangat vital bagi kesehatan finansial perusahaan. Tanpa daftar yang terperinci, perusahaan akan kesulitan dalam menghitung depresiasi (penyusutan nilai), menentukan basis pajak yang benar, serta merencanakan kebutuhan investasi dan penggantian aset di masa depan. Daftar ini menjadi tulang punggung dalam neraca perusahaan.
Sebuah daftar aktiva tetap yang komprehensif harus mencakup beberapa elemen kunci untuk memastikan pelaporan yang transparan dan memadai. Setiap aset harus memiliki identifikasi unik agar mudah dilacak dan diaudit.
Manajemen operasional sangat bergantung pada daftar aktiva tetap. Kesalahan pencatatan dapat menyebabkan pemborosan sumber daya atau, sebaliknya, pengeluaran modal yang tidak perlu karena mengasumsikan aset sudah usang padahal masih produktif.
Dalam konteks kepatuhan dan audit eksternal, daftar ini berfungsi sebagai bukti kepemilikan dan penilaian aset yang dilaporkan dalam laporan keuangan. Auditor akan mencocokkan nilai yang tercatat di neraca dengan data fisik yang ada di daftar tersebut. Selain itu, adanya daftar yang terstruktur memudahkan proses penilaian asuransi. Jika terjadi kerusakan atau kehilangan aset, klaim asuransi dapat diproses lebih cepat dengan referensi data yang lengkap dan mutakhir.
Meskipun fokus utama daftar ini sering kali adalah aset fisik, penting untuk membedakannya dari aktiva tak berwujud (intangible assets).
Aktiva tetap berwujud (Tangible Fixed Assets) adalah yang bisa dilihat dan disentuh, seperti yang telah disebutkan sebelumnya (gedung, kendaraan). Sementara itu, aktiva tak berwujud tidak memiliki substansi fisik namun memiliki nilai ekonomi signifikan bagi perusahaan. Contohnya termasuk hak cipta, merek dagang, lisensi perangkat lunak, dan goodwill. Dalam praktik akuntansi modern, seringkali terdapat daftar terpisah untuk mengelola kedua jenis aset ini, namun keduanya tetap dikategorikan sebagai aset jangka panjang.
Pembaruan daftar aktiva tetap seharusnya dilakukan secara berkala, minimal setiap akhir tahun fiskal, atau segera setelah terjadi penambahan, penjualan, atau penghapusan aset besar. Akurasi data adalah kunci untuk menjaga integritas laporan keuangan perusahaan di lingkungan bisnis yang dinamis.