Kehilangan dokumen penting seperti akta kelahiran, akta nikah, atau akta kematian bisa menimbulkan kepanikan. Namun, jangan khawatir berlebihan. Proses mengurus akta hilang kini telah dibuat lebih terstruktur oleh pemerintah. Kunci utama dalam mengurus dokumen yang hilang adalah ketenangan dan persiapan dokumen pendukung yang memadai.
Dokumen kependudukan adalah bukti sah identitas dan status hukum seseorang. Oleh karena itu, segera lakukan langkah-langkah yang diperlukan begitu Anda menyadari akta tersebut tidak berada di tempatnya. Semakin cepat Anda bertindak, semakin minim risiko penyalahgunaan dokumen tersebut.
Langkah pertama dan yang paling krusial dalam mengurus akta hilang, apapun jenis akta tersebut (kelahiran, perkawinan, atau kematian), adalah mendapatkan Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian. Dokumen ini adalah syarat mutlak yang harus Anda lampirkan di instansi penerbit akta nantinya.
Jika yang hilang adalah Akta Kelahiran, proses selanjutnya adalah mengurus penerbitan ulang di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) sesuai domisili Anda atau tempat akta tersebut diterbitkan.
Pada umumnya, proses ini sekarang dapat diurus secara daring (online) melalui portal Disdukcapil masing-masing daerah, namun verifikasi akhir atau pengambilan dokumen mungkin masih memerlukan kehadiran fisik. Pastikan Anda mengecek prosedur spesifik di wilayah Anda.
Prosedur untuk Akta Perkawinan dan Akta Kematian memiliki alur yang serupa dengan Akta Kelahiran, namun instansi yang dituju sedikit berbeda.
Anda harus mengajukan permohonan ke Kantor Urusan Agama (KUA) jika pernikahan dicatat secara Islam, atau ke Disdukcapil jika dicatat secara Catatan Sipil (non-Muslim). Bawa surat kehilangan dari polisi dan KK Anda.
Permohonan penerbitan ulang dilakukan di Disdukcapil. Persyaratan tambahan biasanya mencakup surat keterangan kematian dari rumah sakit atau kelurahan, serta bukti hubungan keluarga dengan almarhum/almarhumah.
Dalam banyak kasus di Indonesia, pengurusan ulang dokumen kependudukan yang hilang dan telah memiliki surat kehilangan dari kepolisian dikenakan biaya administrasi yang relatif terjangkau, bahkan ada daerah yang membebaskan biaya administrasi untuk penggantian dokumen yang hilang, terutama untuk akta kelahiran.
Estimasi waktu bervariasi. Jika semua dokumen pendukung lengkap dan proses di Disdukcapil lancar, penggantian dokumen bisa selesai dalam waktu 7 hingga 14 hari kerja. Selalu konfirmasi estimasi waktu saat Anda mengajukan permohonan di kantor terkait.
Setelah berhasil mengurus akta hilang dan mendapatkan dokumen penggantinya, terapkan langkah pencegahan berikut:
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas secara sistematis, proses penggantian akta yang hilang akan berjalan lebih lancar dan minim hambatan.